Organizacja konferencji naukowych

Wykaz skrótów 13
Wstęp (Mariola Antczak, Grzegorz Czapnik) 15

Część I. Organizacja konferencji w ujęciu naukowym i praktycznym 21
1. Typologia i formy spotkań naukowych (Weronika Kortas, Piotr Rudera) 23
1.1. Typologia spotkań naukowych 26
1.1.1. Skala wydarzenia 27
1.1.2. Zakres tematyczny 28
1.1.3. Forma realizacji 28
1.1.4. Środowisko uczestników 31
1.1.5. Cykliczność wydarzenia 32
1.2. Formy spotkań naukowych 32
1.2.1. Kongres 32
1.2.2. Konferencja 33
1.2.3. Sympozjum 34
1.2.4. Szkoła letnia 34
1.2.5. Minikonferencja 34
1.2.6. Warsztaty 35
1.2.7. Seminarium 35
1.2.8. Okrągły stół 35
1.2.9. Panel dyskusyjny 36
1.2.10. Kolokwium 36
2. Formy wystąpień konferencyjnych (Grzegorz Czapnik) 41
2.1. Wystąpienia i kryteria ich klasyfikacji 45
2.1.1. Liczba nadawców i odbiorców 45
2.1.2. Czas wystąpienia 47
2.1.3. Poziom interakcji nadawców i odbiorców 49
2.1.4. Kanał przekazu 49
2.1.5. Stopień standaryzacji wystąpienia 50
2.2. Przegląd form wystąpień konferencyjnych 52
2.2.1. Wykład (wykład proszony w sesji plenarnej lub sesji tematycznej) 52
2.2.2. Pokaz naukowy 53
2.2.3. Referat naukowy 53
2.2.4. Sympozjum tematyczne 54
2.2.5. Dyskusja panelowa 54
2.2.6. Prezentacja posteru/plakatu 57
2.2.7. Minireferat (doniesienie, pięciominutówka, Lighting Talks) 58
2.2.8. Obrady stolikowe 59
2.2.9. Warsztaty 60
2.2.9.1. Organizacja sekcji warsztatowych 60
2.2.9.2. Dobór tematów i trenerów 61
2.2.9.3. Poświadczenie udziału w warsztatach 61
2.2.10. Zestawienie cech formalnych rodzajów wystąpień 61
2.3. Formaty wystąpień konferencyjnych 63
2.3.1. TED i TEDtalks 63
2.3.2. Referaty z predefiniowanym rytmem prezentacji 64
2.3.2.1. Pecha Kucha 64
2.3.2.2. Ignite (Ignite Talks) 64
2.3.3. Speed Geeking 65
3. Komitet organizacyjny (Mariola Antczak, Paulina Milewska, Agata Walczak-Niewiadomska) 69
3.1. Komitet organizacyjny w ujęciu teoretycznym 72
3.1.1. Skład komitetu organizacyjnego 72
3.1.2. Funkcje i obowiązki członków komitetu organizacyjnego 73
3.2. Komitet organizacyjny w ujęciu praktycznym 80
3.2.1. Obsługa konferencji 80
3.2.2. Organizacja stanowisk 82
3.2.3. Teczki konferencyjne 84
4. Kompleksowe zarządzanie jakością w organizacji konferencji (Mariola Antczak, Grzegorz Czapnik) 87
4.1. Definicja i osiem zasad kompleksowego zarządzania jakością w organizacji konferencji 90
4.2. Jakość, informacja zwrotna i ewaluacja w odniesieniu do konferencji 94
4.3. Obszary kompleksowego zarządzania jakością w odniesieniu do konferencji 95
4.3.1. Ocena merytoryczna wydarzenia 97
4.3.2. Ocena organizacji czasu i przebiegu obrad 98
4.3.3. Ocena komunikacji 99
4.3.4. Ocena warunków technicznych i materialnych 101
4.3.5. Ocena atmosfery obrad, komunikacji i współpracy 102
4.3.6. Ocena współpracy 103
4.3.7. Wskazanie i ocena barier napotykanych podczas konferencji i w jej organizacji 105
4.4. Narzędzia i techniki poprawy jakości 106
4.4.1. Narzędzia jakości 107
4.4.2. Techniki jakości 108
5. Harmonogram prac komitetu organizacyjnego i kalendarz konferencji (Justyna Jerzyk-Wojtecka) 113
5.1. Zagadnienia teoretyczne zarządzania czasem 116
5.1.1. Podstawowe zasady zarządzania czasem 116
5.1.2. Planowanie harmonogramu prac komitetu organizacyjnego 116
5.2. Od teorii do praktyki: zarządzanie czasem a harmonogram prac komitetu organizacyjnego konferencji 117
5.2.1. Harmonogram prac komitetu organizacyjnego a kalendarz konferencji 118
5.2.2. Narzędzia planowania 118
5.2.3. Planowanie wydarzenia 122
6. Miejsce konferencji: lokalizacja, warunki, zaplecze technologiczne, potencjał cateringowy i organizacja przestrzeni konferencyjnej. Transport dla gości specjalnych (Przemysław Krysiński) 133
6.1. Dostępność komunikacyjna 136
6.2. Atrakcyjność miejsca i okolicy 136
6.3. Warunki lokalowe i organizacja przestrzeni. Catering 137
6.4. Zaplecze technologiczne 143
6.5. Ocena wagi czynników determinujących wybór miejsca konferencji 145
6.6. Transport dla gości specjalnych 147
7. Program kulturalno-rekreacyjny i catering (Anna Kalinowska-Żeleźnik) 155
7.1. Analiza danych i preferencji uczestników konferencji 158
7.2. Program kulturalno-rekreacyjny 162
7.3. Catering 169
8. Uczestnicy konferencji: kategorie, zaproszenia, rejestracja (Kamila Augustyn) 173
8.1. Kategorie uczestników konferencji 176
8.1.1. Główni prelegenci 176
8.1.2. Prelegenci 178
8.1.3. Goście specjalni 181
8.1.4. Moderatorzy sesji 181
8.1.5. Uczestnicy bierni (słuchacze) 182
8.1.6. Sponsorzy 182
8.2. Rejestracja uczestników 184
8.2.1. Formy zgłaszania uczestnictwa 184
8.2.2. Formularz rejestracji 184
8.2.3. Abstrakty i słowa kluczowe 185
8.2.4. Terminy 186
9. Budżet (Aneta Firlej-Buzon) 191
9.1. Etapy planowania budżetu konferencji 195
9.1.1. Szacowanie kosztów pobytu jednego uczestnika konferencji 196
9.1.2. Określenie kosztów jednego dnia konferencji 198
9.2. Koszty stałe, koszty zmienne 200
9.3. Opłata konferencyjna i sposoby jej płatności 204
9.4. Sponsoring oraz współfinansowanie konferencji naukowej 205
9.5. Planowanie budżetu konferencji a uczelniane umowy z firmami 209
10. Marketing i działania promocyjne (Mariola Antczak) 215
10.1. Faza I. Przygotowanie 219
10.1.1. Wywiad wstępny 219
10.1.2. Elementy marketingu mix a konferencja 220
10.2. Faza II. Realizacja 221
10.2.1. Promocja konferencji 221
10.2.1.1. Reklama 222
10.2.1.2. Marketing bezpośredni i pośredni 223
10.2.1.3. Promocja sprzedaży 226
10.2.1.4. Public relations, media relations i publicity 226
10.2.1.5. Sponsoring 228
10.2.1.6. Prezentacja promująca konferencję 228
10.2.2. Dystrybucja usługi, czyli organizacja konferencji w określonym czasie i miejscu 232
10.3. Faza III. Analiza 232
11. Dokumentacja (Paweł Bernacki) 237
11.1. Dokumentacja i jej znaczenie 240
11.2. Rodzaje dokumentów i ich przykłady 242
11.2.1. Harmonogram prac 243
11.2.2. Preliminarz finansowy 243
11.2.3. Zgłoszenie konferencji 244
11.2.4. Ogłoszenie 244
11.2.5. Formularz zgłoszeniowy 245
11.2.6. Zaproszenia dla gości specjalnych 246
11.2.7. Decyzje kwalifikacyjne 246
11.2.8. Formularz dotyczący noclegów i wyżywienia 247
11.2.9. Program 247
11.2.10. Niezbędnik dla uczestników konferencji 248
11.2.11. Dla mediów 248
11.2.12. Identyfikatory 249
11.2.13. Lista obecności i zaświadczenia dla uczestników konferencji 249
11.2.14. Faktury i delegacje 250
11.2.15. Dokumentacja przebiegu konferencji 250
11.2.16. Konferencja w mediach społecznościowych 251
11.2.17. Sprawozdanie z przebiegu konferencji 251
11.2.18. Ankieta pokonferencyjna 252
11.2.19. Podziękowania 252
11.2.20. Zaświadczenia dla osób zaangażowanych w organizację 252
11.2.21. Ostateczna wersja budżetu i faktury 253
11.3. Formy i identyfikacja wizualna dokumentacji 253
11.4. Obieg dokumentów 254
12. Ocena i ewaluacja konferencji (Maja Wojciechowska) 259
12.1. Pojęcie i znaczenie ewaluacji 262
12.2. Obszary konferencji podlegające ocenie 263
12.2.1. Wykłady w ramach sesji plenarnej oraz sesji tematycznych 263
12.2.2. Moderowana dyskusja odbywająca się między wykładami 264
12.2.3. Szkolenia, pokazy, prezentacje, warsztaty towarzyszące obradom 266
12.2.4. Wydarzenia towarzyszące i swobodne dyskusje w czasie wolnym 267
12.2.5. Baza noclegowa 268
12.2.6. Materiały towarzyszące konferencji 268
12.3. Zasady ewaluacji 269
12.4. Przykłady narzędzi oceny 272
12.4.1. Barometr opinii uczestników 272
12.4.2. Podsumowanie sesji/warsztatów 273
12.4.3. Badanie ankietowe 274
12.4.4. Monitorowanie przebiegu konferencji 276
12.5. Autoewaluacja uczestników konferencji 276
12.6. Podsumowanie zebranych danych i wnioski z oceny 279
13. Publikacja konferencyjna (Kamila Augustyn, Grzegorz Czapnik) 283
13.1. Cel i znaczenie publikacji konferencyjnej 286
13.2. Strategia publikacyjna 288
13.2.1. Dobór tekstów 289
13.2.2. Proces recenzyjny tekstów 291
13.2.3. Forma wydawnicza 292
13.2.4. Ustalenie strategii 293
13.3. Planowanie, organizacja i realizacja publikacji 294
13.4. Finansowanie oraz rozliczanie publikacji konferencyjnej 297
13.4.1. Wycena publikacji konferencyjnej 298
13.4.2. Finansowanie publikacji 300
13.4.3. Rozliczenie publikacji konferencyjnej 301
13.5. Informacje dla autorów 301
14. Konferencja online (Magdalena Kokosińska, Paulina Milewska) 305
14.1. Praca komitetu organizacyjnego konferencji online 309
14.2. Planowanie konferencji online 311
14.3. Technologiczne aspekty organizowania konferencji online 313
14.4. Przeszkolenie zespołu 314
14.5. Program konferencji online 315
14.6. Sesje merytoryczne online 315
14.7. Wydarzenia towarzyszące konferencji online 316
14.8. Wirtualne kuluary 317
15. Konferencje w języku angielskim (Jacek Tomaszczyk) 321
15.1. Call for Papers 324
15.2. Abstract Review 325
15.3. Welcome Speech 326
15.4. Chairing a Session 326
15.5. Giving a Presentation 333
15.6. Closing the Conference 334

Część II. Organizacja konferencji – studia przypadków 335
16. Zadania komitetu organizacyjnego – Konferencja Problemowa Bibliotek Medycznych (Paulina Milewska) 337
16.1. Pierwsze kroki 340
16.2. Przygotowanie konferencji 341
16.2.1. Call for papers i program konferencji 341
16.2.2. Strona internetowa i rejestracja uczestników 342
16.3. Finansowanie konferencji 344
16.4. Realizacja konferencji 345
16.5. Wydarzenia towarzyszące 347
16.6. Po konferencji 347
17. Harmonogram konferencji – Konferencja Naukowa Biblioteki Uniwersytetu Łódzkiego (Justyna Jerzyk-Wojtecka) 349
18. Konferencja World Information Architecture Day (Weronika Kortas, Piotr Rudera) 363
18.1. WIAD19 – pierwsze wydarzenie z cyklu 365
18.2. WIAD20 – drugie wydarzenie z cyklu 366
18.3. WIAD21 – trzecie wydarzenie z cyklu 368
Podsumowanie 369
19. Konferencja online – EAHIL 2020 (Magdalena Kokosińska, Paulina Milewska) 371

Spis tabel 377
Spis ilustracji 379
Załączniki 381
Załącznik 1. Przykład sprawozdania z konferencji 381
Załącznik 2. Wzory dokumentów 385
2a) zgłoszenie konferencji 385
2b) formularz zgłoszeniowy 386
2c) decyzja kwalifikacyjna 388
2d) zaproszenie gości specjalnych 389
2e) zaświadczenie dla uczestnika konferencji 390
2f) sprawozdanie merytoryczno-finansowe z konferencji 391
2g) podziękowania 393
Biogramy autorów 395
Indeks 401